Biên Soạn Tài Liệu Bằng Google Docs

(Bài này lấy từ Blog riêng Night Watchers của The Windwolf, vốn viết cho Ái Lan; bây giờ chia sẻ với Gabriel để có thể giúp ích được chút nào đó. Sử dụng Google Docs rất thiết thực trong trường hợp máy tính không có sẵn MS Office (như máy nhà anh Ngọc Duy), hoặc máy tính chỉ có bộ MS Office 2010 khó tương thích và khó dùng với một số người (như máy nhà Yến Trúc). Ngoài ra, Google Docs còn cho phép nhiều bạn cùng lúc góp tay biên tập chung tài liệu... Gabriel nên thử qua cho biết:)

---

  Google mở Google Documents đã lâu, nhưng nay W mới phát hiện ra. Trong dịch vụ này, Google cho phép upload các file tài liệu dạng Word, Text, PDF, Powerpoint v.v... lên máy chủ của mình. Như vậy mọi người có thể dễ dàng truy cập và chia sẻ với nhau trên mạng.

  Cách thức Upload tài liệu lên host được tiến hành tương tự các máy chủ khác (Youtube.com, Megaswf.com, Photobucket.com v.v...); bao gồm bước 1 - thường là Đăng Ký Tài Khoản Mới (Sign up hoặc Register), bước 2 - Đăng Nhập rồi tìm nút Upload để tải lên file mình muốn. Sau khi Upload thành công, Google sẽ cho mình URL của File (nếu không thấy thì tìm trong mục "Share"...). Blah blah blah...

  Tuy nhiên, việc Upload tài liệu lên Google Docs không phải là điều W muốn nói trong bài, bởi đơn giản còn một dịch vụ tiện ích khác đáng nói hơn: Google Docs cho phép nhiều người cùng soạn chung một tài liệu.

  Để sử dụng được Google Docs, đầu tiên cần vào trang chủ: docs.google.com - Tiến hành đăng nhập hoặc đăng ký.

  Cửa sổ làm việc hiện ra, Click vào nút "Create New..."

  Tại đây có nhiều lựa chọn:

    - Documents: để soạn tài liệu văn bản (giống như Word)

    - Presentation: tài liệu dạng trình chiếu (như Powerpoint)

    - Spreadsheet: có lẽ tương tự như Excel

    - Form: dạng đơn từ, để người khác có thể điền vào (cái này chưa nghiên cứu)

    - Drawing: quá dễ hiểu rồi, tương tự như MS Paint. Tuy nhiên để có thể vẽ được trong Google Docs, đòi hỏi người dùng phải cài đặt thêm Google Frames (nếu đang dùng trình duyệt IE 7, 8) còn không thì phải dùng trình duyệt Google Chrome thay thế.

Google Docs Drawing

  Để biên soạn chung một tài liệu:

  Tiến hành biên soạn chung một tài liệu bằng các bước dưới đây:

  1. Create New - chọn loại tài liệu muốn cùng biên soạn (Documents, Presentation...)

  2. Đổi tên cho tài liệu nếu muốn:

  3. Thay đổi "Private to only me" như trong hình. Thẻ này cho biết chỉ có mình mới được biên tập tài liệu thôi. Phải thay đổi để người khác có thể cùng vào làm chung. Click Change.

  4. Trong cửa sổ mới hiện ra, chọn "Anyone with link...". Tùy chọn này cho phép chỉ người nào được cung cấp đường link đến tài liệu mới có thể xem mình đang làm gì. Không nên chọn "Public..." vì như thế thiên hạ ai muốn cũng có thể vào để dòm ngó.

  5. Sau khi click tùy chọn "Anyone with link...", một cửa sổ mở rộng bung ra, Google Docs hỏi có muốn cho người được mời ở trên cùng biên tập với mình không. Click "Allow..."

  6. Kết thúc quá trình, Google Docs cung cấp đường link đến tài liệu đang được mở, copy đường link đó và đưa cho người mình muốn, họ sẽ theo đó đến cùng biên tập.

  Việc cho phép cùng nhau biên soạn tài liệu này cũng được hỗ trợ bởi bộ MS Office 2010, tuy nhiên không phải ai cũng có bộ này ở nhà. Bên cạnh đó đối với những máy tính chưa cài MS Office (bất kỳ bản nào), thì Google Docs là một lựa chọn thay thế hoàn hảo. Giao diện thân thiện dễ dùng, lại có thể lưu được dưới dạng file .doc, .xls, .ppt (Word, Excel, Powerpoint) vốn chỉ được cung cấp bởi MS Office - tất cả những gì người dùng cần là một kết nối mạng ổn định...

  Phương thức lưu file sau khi đã biên tập bằng Google Docs:

  Trong cửa sổ làm việc, click chọn "File" --> "Download as...". Tại đây có nhiều định dạng để chọn (PDF, Word, Excel, Powerpoint, Text v.v...). Cuối cùng trình duyệt sẽ tự Download file về.